Vous pouvez accéder aux Feuilles de Temps à partir du menu 'Gestion du Temps'. 

Si ce menu n'est pas visible, contactez votre Administrateur pour qu'il vous autorise à entrer du temps dans votre Profil.

La fenêtre des 'Feuilles de Temps' est divisée en deux sections. 

• Entrée du Temps

• Afficher Feuilles de Temps

Le bouton correspondant à la section active est affiché en rouge. Vous pouvez changer de section en cliquant sur l'autre bouton. 

La portion du haut de la fenêtre est la même pour les deux sections:

L'Entrée du Temps

L'entrée du temps vous permet d'entrer le nombre d'heures que vous avez travaillées aujourd'hui.

Vous pouvez choisir la date pour laquelle vous voulez entrer du temps dans l'un des deux calendriers à droite de la fenêtre. La date par défaut est celle d'aujourd'hui, mais vous pouvez choisir d'entrer du temps pour une journée antérieure, ou pour une journée à venir (un jour de congé planifié, par exemple).

Les deux calendriers remplissent exactement la même fonction. Vers la fin d'un mois, il est pratique de choisir entre le 31 du mois et le premier du mois prochain avec un clic de la souris.

Le tableau du milieu de la page affiche les heures que vous avez déjà entrées pour la date sélectionnée. Cliquez sur une rangée pour la modifier. Les rangées affichées en bleu sont du surtemps. 

Vous entrez votre temps (ou le temps de quelqu'un d'autre) dans la partie inférieure de la fenêtre.

Choisissez une Activité dans la liste en bas à gauche. TeemWork n'affiche que les Activités auxquelles vous avez le droit de participer (voir l'onglet Gestion du Temps et la Gestion des Activités). 

Vous pouvez entrer un temps de 'Début' et un temps de 'Fin' (de 13h00 à 14h30 dans l'exemple) ou vous contenter d'entrer que vous avez travaillé 01h30 dans le champ 'Heures'. 

entre l'heure actuelle dans les champs Début et Fin. 

efface le contenu de tous les champs (mais non le temps que vous avez déjà ajouté à votre Feuille).

Le champ 'Description' en bas au centre de la fenêtre sert à entrer une description plus précise de ce que vous avez fait. Vous devez y écrire au moins un mot.

Si vous avez encouru des dépenses pendant l'Activité (un souper d'affaire, par exemple), entrez le montant dans le champ 'Frais'.

Entrée du SurTemps et Temps triple

Vous pouvez cocher la case 'SurTemps' sur la Feuille de Temps pour indiquer du temps supplémentaire. Lorsque vous cochez cette case, trois boutons radios apparaissent: Taux 1, 1½, 2. C'est le multiple par lequel TeemWork va multiplier le temps que vous aller entrer. Par exemple, pour une semaine de 40h avec 4h de surtemps à temps double (Taux = 2), TeemWork va afficher 48 heures de temps facturable pour la semaine.

Pour entrer du temps triple, entrez le SurTemps normalement, avec un taux de 1½. Cliquez sur le bouton Ajouter pour l'enregistrer. Ensuite, recommencez exactement les mêmes opérations: entrez les mêmes heures, la même description (elle pourrait être un peu différente), le même taux de 1½, et cliquez sur Ajouter. La Feuille de Temps affichera donc que l'employé a travaillé "deux fois" pendant les mêmes heures, à un taux de 1½, ce qui équivaut à du temps triple.

Lorsque vous avez rempli tous les champs, cliquez sur . Le Temps entré va apparaître automatiquement dans la liste du milieu de la fenêtre.

Le bouton Ajouter devient le bouton lorsque vous sélectionnez une entrée existante dans la liste. Si vous voulez en changer le contenu, faites-le, puis cliquez sur le bouton 'Modifier' pour enregistrer les changements.

Un bouton apparaît aussi lorsque vous sélectionnez une entrée existante dans la liste. Cliquez dessus pour supprimer l'entrée.

Si vous devez entrer plusieurs fois la même Activité pendant plusieurs jours, vous pouvez cocher la case pour que TeemWork n'efface pas le contenu des champs lorsque vous 'Ajoutez' le temps.

Par exemple, si vous partez en vacance pour une semaine, remplissez les champs pour la journée du lundi, avec 8h de l'Activité 'Vacances', et cochez la case 'réutiliser'. Cliquez sur 'Ajouter'. Ensuite, sélectionnez la journée de mardi dans le calendrier; vous n'aurez qu'à cliquer une autre fois sur le bouton 'Ajouter', sans avoir à remplir tous les champs. Répétez pour les autres jours de la semaine.

Utilisation de la Cédule

Si le responsable de vos Feuilles de Temps avait planifié des Activités pour vous cette semaine avec la Cédule, vous pouvez l'utiliser pour accélérer l'entrée du temps, si vous l'avez respectée.

Cochez la case en haut à droite pour afficher ce que votre responsable avait planifié.

Les entrées en bleu sur le tableau font partie de la Cédule.

Lorsqu'on clique sur une entrée, elle apparaît automatiquement dans la partie du bas de la fenêtre. Si vous avez fait exactement ce qui avait été prévu, vous n'avez qu'à cliquer sur 'Ajouter' pour remplir votre Feuille de Temps. 

Si vous avez des modifications à faire (par exemple, il avait été prévu que vous travailleriez quatre heures, mais vous n'en avez fait que trois), vous pouvez modifier les champs comme si vous les aviez remplis vous-même, puis cliquer sur 'Ajouter'. La Cédule ne sera pas affectée par vos changements. 

Afficher la Feuille de Temps pour la Signer et l'Approuver

En cliquant sur le bouton 'Afficher Feuille de Temps', vous ouvrez la Feuille de Temps de l'usager sélectionné, pour la semaine correspondant à la date affichée par l'un des calendriers de droite. Une semaine correspond à une rangée du calendrier, c'est-à-dire du dimanche au samedi.

La liste du centre de la fenêtre affiche toutes les Activités de l'usager pour la semaine sélectionnée (le 11 juin dans cet exemple). Ici aussi, les entrées en bleu indiquent du temps supplémentaire.

En bas de la fenêtre se trouve le nombre d'heures travaillées chaque jour, ainsi que le SurTemps Dû. Comme mentionné plus haut, le SurTemps est multiplié par le taux pour obtenir le SurTemps dû. Dans cet exemple, Éric a fait 1h30 de SurTemps lundi au taux de 1,5. Le bilan affiche donc 2h15 de SurTemps dû.

Notez que le champ 'Total Heures' fait la somme du temps 'régulier' et du SurTemps dû. Bref, si le SurTemps de l'employé est payé directement, utilisez ce champ, mais s'il doit être repris en heures de congé, utilisez le champ 'Total'. Le temps supplémentaire est automatiquement noté sur le Relevé de l'usager.

La dernière rangée affiche d'autres statistiques sur le travail de l'usager pendant la semaine.

Ces champs affichent le nombre d'heures de travail de bureau, de Formation, de Congé, de Vacances, de Congé-Maladie, d'Absence avec Solde, d'Absence sans Solde et de SurTemps repris en heures de congé, respectivement. Le champ Frais indique la somme totale d'argent que l'usager a dépensé dans le cadre de ses Activités.

Lorsque l'usager est certain que le temps entré correspond bien au temps qu'il a travaillé pendant la semaine, il peut sa Feuille de Temps.

Attention: une Feuille de Temps signée ne peut plus être modifiée; elle est 'congelée'.

Après la signature, le responsable de l'usager doit 'Approuver' la Feuille de Temps. Il entre dans TeemWork, ouvre la fenêtre des Feuilles de Temps et choisit le nom de l'usager dans le menu du haut de la fenêtre. Le contenu sera identique à ce que voyait l'usager, mais le bouton 'Signer' aura été remplacé par un bouton 'Approuver'.

Le responsable peut choisir d'Approuver la Feuille de Temps ou de demander une Révision. S'il demande une Révision, la Feuille de Temps est décongelée, et l'usager peut corriger ce qui ne va pas avant de Signer la Feuille de Temps encore une fois.

Sujets Connexes

Les Administrateurs peuvent en savoir plus sur la Gestion des Usagers en visitant le Profil de l'Usager et l'onglet Gestion du Temps.

Pour savoir comment TeemWork traite les journées de congé, de maladie, de vacance et le surtemps, lisez les sections sur les Relevés et sur les Activités Standards.